Minutes of Parish Council Meeting
Held in the John Lampon Hall on 28th February 2018 at 7.30 pm
Chair: | Chris Stevenson |
Parish Councillors Present: | Harry Stone, Andrew Savage, Brian Butcher, Murray Harlow, David Short, Jenny Church, Phil Spencer, John Gili-Ross |
Parish Clerk: | Laura Walkingshaw |
Borough & County Councillors: | Cllr Lewis Barber |
Present: | 0 members of the public |
18/19 |
Receive/accept apologies and welcome to the Public |
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RESOLVED – Apologies were received and accepted from Cllr Crichton, Cllr Tyrrell, Borough Cllrs Jarvis and Willetts. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/20 |
Questions from registered electors |
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No questions were received from registered electors. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/21 |
Declarations of Interest |
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DECLARED – Cllr Stevenson declared an interest in items relating to Essex County Council, particularly Highway issues. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/22 |
Minutes |
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RESOLVED – the Minutes of the Parish Council meeting held on Wednesday 24th Jan 2018 were approved and signed by the Chairman, with no amendments. (Link to Minutes P10 Jan 2018) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/23 |
Report from Colchester Borough & Essex County Councillors |
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Borough Cllr Lewis Barber sent his report:
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18/24 |
Finance |
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a) |
Statement of accounts for Jan 2018The final accounts for Jan 2018 were presented as follows: 83% of the way through the financial year. The Parish Council Account showed 101% income, 62% general expenditure, 82% environment expenditure and 67% expenditure overall, when the categories of general expenditure & environment are totalled together. |
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b) |
Payments |
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RESOLVED – To approve the following payments in accordance with 2017-18 budget. Proposed by Cllr Savage, seconded by Cllr Butcher. All in favour.
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c) |
Approval by the Trustees of the Village Green of the £800 quote for a survey & management plan of the Heath was noted by the Parish Council.RESOLVED – To approve the £800 quote for a survey & management plan of the Heath. |
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d) |
To approve the Parish Council’s grant awards to WBFC (German twinning event) & Family Worker (attached to St Mary’s Church) as recommended by the Finance Committee |
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RESOLVED – To approve the £250 grant to WBFC and £500 grant towards the Family Worker. Proposed by Cllr Savage, seconded by Cllr Stone. All in favour.
ACTION – Clerk to arrange payment next month, source the presentation cheques for Annual Parish Meeting and request each party to speak at it about their use of the grant. |
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e) |
To approve the Hall servery refurbishment composite quote for approx. £2,500 as recommended by the Finance Committee |
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RESOLVED – To approve the composite quote of £2,500 for a like for like refurbishment of the server as budgeted for in last year’s Projects. Proposed by Cllr Savage, seconded by Cllr Butcher. All in favour. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Council Documents |
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a) |
To approve West Bergholt Parish Council’s Health & Safety Policy |
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b) |
To approve West Bergholt Parish Council’s Lone Worker Policy |
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c) |
To approve West Bergholt Parish Council’s Grant Award PolicyRESOLVED – To approve all three new policies. All in favour. To be reviewed in May 2018. ACTION – Clerk to make minor amendments and circulate her CiLCA & Local Council Award timetables to Councillors. |
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18/26 |
Planning |
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a) |
The minutes from the Planning Committee meeting held on the 21st February 2018 were received and the decisions made on following applications were noted |
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b) |
The recommendation from the Planning Committee meeting held on the 21st February 2018 for late planning application was discussed for approval by the Council: |
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RESOLVED – It was agreed by the Parish Council to accept these recommendations as decisions. Proposed by Cllr Butcher, seconded by Cllr Savage. All in favour. |
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18/27 |
Environment and Highways |
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The minutes from the Environment Committee meeting held on 8th February 2018 were received. (Link to Environment P11 Feb 18) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Premises and Recreation |
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a) | The minutes from the Premises Committee meeting held on 5th February 2018 were received. (Link to Premises P11 Feb 2018)
The chair of Premises, Cllr Butcher, just wanted to note to the Council:
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b) | The disapplication for the requirement of a Designated Premises Supervisor in respect to the Premises Licence for the Orpen & John Lampon Halls was noted. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Communications |
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To receive a verbal update from the latest meeting of the Communications Working Party
The Communications Working Party’s recent meeting was a catch-up where several items were discussed, those of note:
ACTION – Clerk to use Action Plan of toolkit as a checklist for WBPC. |
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18/30 |
Community Special Constables |
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Cllr Butcher updated the Council on the recruitment of a Community Special Constable for West Bergholt.
Cllr Butcher and the Clerk had a meeting with Les Hawkins of the Police 3-4 weeks ago. There is currently new management in the Police dealing with Special Constables and they are reviewing how to manage them. The scheme is still up and running, although it has stalled whilst some of the practical issues, such as where the Constables keep their CS Spray when not in use. West Bergholt’s adverts are still up, however there have been no applications so far. |
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18/31 |
Annual Parish Meeting 2018 |
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To discuss any ideas for the Annual Parish Meeting on Wed 25th April 2018A discussion of the full council resulted in the suggestion of a history-themed Annual Parish Meeting. The History Society and the Old Church will be invited to be guest speakers as well as the Bulletin editor and an update from the Police. There will also be an update from the Neighbourhood Plan Group and the presentation of the grant awards. |
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18/32 |
Training |
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It was noted that the following training/networking was undertaken during the last month by the Clerk or Councillors: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Items to Note |
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Available on table at meeting:
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a) | Correspondence Log – Feb 2018
Project will begin on 1st April, currently in the recruitment phase of the Village Warden role. ACTION – Clerk to arrange a contract for the temporary Handyman.
Cllr Short will be attending.
ACTION – Cllr Gili-Ross will complete and inform the Clerk.
ACTION – Cllr Stone will work with the Clerk to update this.
ACTION – Clerk to arrange meeting in March with CS, HS & MH and Church.
ACTION – Clerk to send a reminder of the different quotes to Cllr Gili-Ross. |
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b) | Crime Statistics – Dec 2017 (16 Crimes) (Link to Crime Statistics Dec 2017) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/34 |
In Committee |
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Matters taken in the absence of Press and Public (Public (Admissions to Meetings) Act 1960) as the item contains exempt information as defined by the Local Government Act 1972 Sch. 12a Pt (1). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
No matters discussed | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18/35 |
Date of Next Meeting |
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Parish Council Meeting, Wed 28th March at 7.30pm in John Lampon Hall, Lexden Rd, West Bergholt | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Meeting closed at 9.20pm | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Signed: | Date: | Position on Council: |